Im PROTOKOLL kann ein Aspekt der Pflege gesondert betrachtet und anschließend beurteilt werden. Es wird in Ausnahmesituationen herangezogen, wenn zum Beispiel der Verlauf einer Erkrankung dokumentiert oder eine Lösung für ein bestimmtes Problem gefunden werden muss. Beobachtungen, Kommentare und Informationen können hier erfasst und anschließend ausgewertet werden. Genau­genommen enthält es Informationen, die auch im REGIEBOGEN dokumentiert werden könnten. Soll aber ein Aspekt gesondert betrachtet werden, wird dieser aus dem REGIEBOGEN gewissermaßen ausgegliedert, um in einem PROTOKOLL eine besondere Konzentration auf das Thema zu erreichen. Außerdem bleibt der REGIEBOGEN dadurch übersichtlich.

Das PROTOKOLL wird im Freitext geführt. Das Formular muss mit dem Thema überschrieben werden, auf das es sich bezieht und findet besonders in folgenden Bereichen Anwendung:

Beratung Die notwendige Beratung von durch den ambulanten Dienst kann im Protokoll dokumentiert werden. Die Gespräche zu den Prophylaxen von Dekubitus, Sturz, Kontraktur und so weiter müssen nachvollziehbar beschrieben sein. Stichwortartig wird der Beratungsinhalt und das Ergebnis dokumentiert. Damit sind Beratungsverläufe auf einen Blick erkennbar. Sturz Wenn während des Aufenthaltes Stürze passieren oder der davon berichtet, sind diese zu protokollieren. Sofern hier­für kein Sturzprotokoll/UnfallMeldung-For­mular verwendet wird, kann dies auch auf dem Protokoll geschehen. In eine Sturzbeschreibung gehören Datum und Uhrzeit, was der tat, als es zum Sturz kam, ob er sich verletzt hat und welche Maßnahmen anschließend ergriffen wurden. Nach einem Sturz ist das Sturzrisiko zu reflektieren und gegebenenfalls im PFLEGESTATUS anzupassen. Wenn sich die tägliche Begleitung dadurch verändert, ist auch der TAGESPLAN zu überarbeiten. Dem muss nach einem Sturz eine Beratung angeboten werden. Gerontopsychiatrische oder psychiatrische Krisen Insbesondere bei akuten Krisen und im Rahmen der medikamentösen Einstellung können mit dem PROTOKOLL systematisch Verhaltensbeobachtungen, Maßnahmen und deren Erfolg sowie die Wirkung und Nebenwirkungen von Medikamenten dokumentiert werden. Verbindungen mit #anderen Formularen: An- und Absetzen und der Grund für ein Protokoll werden im Regiebogen vermerkt. Auch Zwischenergebnisse und das Endergebnis werden dort beschrieben. Aus den Ergebnissen des protokolls können sich Durchführungsnachweise für besondere Pflege und Änderungen in ­Tagesplan und Pflegestatus ergeben.