Der Pflegeverlaufsbericht erfasst die täglichen Pflegeleistungen und Informationen aus dem Tagesverlauf eines Bewohners Er stellt den Leistungsnachweis für alle geplanten Routinetätigkeiten von Frühdienst, Spätdienst und Nachtdienst dar. Außerdem beinhaltet er den Nachweis für Bewegungsplanung und Lagerung, für Inkontinenzversorgung, WC-Gänge und Fixierung. Des Weiteren werden hier Abweichungen vom alltäglichen Ablauf festgehalten.

Bewegung und Lagerung werden unter der Zeitleiste (Uhrzeit) vermerkt.
Hier wird mit Handzeichen abgezeichnet, ob der Bewohner rechts, links oder auf dem Rücken gelagert wurde. Außerdem können über Sonderzeichen (siehe Legende) Mikrobewegung und Gradzahl der Lagerung eingetragen werden.
Als Mobilisation werden aktiv und passiv durchgeführte pflegerische Maßnahmen zur Erhaltung oder Förderung oder Wiederherstellung der Bewegungsmöglichkeiten verstanden.
Unter Transfers verstehen wir Positionswechsel, zum Beispiel vom Bett in den Stuhl.
WC-Gänge mit entsprechendem Hilfebedarf (Tagesplan) werden mit Handzeichen vermerkt.
Die Inkontinenz-Versorgung wird über verschiedene Kürzel (Legende) dargestellt.
Frühdienst (F), Spätdienst (S) und Nachtdienst (N) zeichnen mit Handzeichen ab, ob „Vom Plan abgewichen“ oder „Nach Plan gepflegt“ wurde. Wurde vom Plan abgewichen, kann in den Klammern eingetragen werden, ob der nachfolgende Dienst noch etwas erledigen muss (X), die geplante Maßnahme nicht durchgeführt wurde () oder vom Tagesplan abgewichen wurde (T).
Unter Bericht kann ausgeführt werden, warum vom Plan abgewichen wurde. Ist eine Situation eingetreten, die einen Eintrag in den Regiebogen erfordert, dann genügt der Hinweis „siehe Regiebogen“. Eine doppelte Dokumentation im Pflegeverlaufsbericht und Regiebogen ist nicht notwendig. Jede Schicht (F/S/N) kann außerdem allgemeine Informationen zum Tagesgeschehen, zur Befindlichkeit und zum sozialen Umfeld eintragen. Sollte der Platz dafür nicht ausreichen, kann in den zwei Zeilen unter dem Tages­abschnitt weitergeschrieben werden. Es muss nicht zwingend in jeder Schicht ein Eintrag erfolgen. Der Verlauf des alltäglichen Befindens kann jedoch nur über regelmäßige Einträge nachvollzogen werden.
Ein Bogen umfasst zwei Wochen. Mehr als drei Formulare sollten sich nicht in der Dokumentationsmappe befinden, da zu viele „alte“ Formulare sie zu unübersichtlich machen.
Zur Erfassung von Teildiensten
Teildienste, die nicht bis zum Ende der Schicht bleiben, können „Nach Plan gepflegt“ nicht abzeichnen. Sie dokumentieren ihre Anwesenheit in der Berichtsspalte mit Handzeichen und weisen so nach, dass sie in ihrem Zeitabschnitt planmäßig arbeiten konnten. Eine Pflegekraft, die über die gesamte Schicht anwesend war, zeichnet zum Schluss „Nach Plan gepflegt“ oder „Vom Plan abgewichen“ ab.
Verbindung zu anderen Formularen:
Wird in einem bestimmten Bereich (z.B. Ernährung) mehrmals hintereinander vom Plan abgewichen, kann dieses Problem über ein Beobachtungsprotokoll oder einen Durchführungsnachweis für besondere Pflege gelöst werden. Dies wird im Regiebogen begründet und dort regelmäßig ausgewertet.
Unregelmäßigkeiten, die eine Pflege­leistung nach sich ziehen, werden in der Monatsübersicht als Pflegemehraufwand dokumentiert. Außerdem werden dort Leistungen und pflegerelevante Informationen festgehalten, die man über einen größeren Zeitraum als eine Woche von den Pflegekräften im Blick behalten muss. Dazu gehört zum Beispiel der Stuhlgang oder die Nagelpflege.
Unregelmäßigkeiten, die im weiteren Pflegeprozess berücksichtigt werden müssen, werden über den Regiebogen gesteuert.