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Das Protokoll wird in Ausnahmesituationen herangezogen, wenn zum Beispiel der Verlauf einer Erkrankung dokumentiert oder eine Lösung für ein bestimmtes Problem gefunden werden muss.

Beobachtungen, Kommentare und Informationen können hier erfasst und anschließend ausgewertet werden. Das Protokoll wird wie der Regiebogen im Freitext geführt. Genau­ genommen enthält es Informationen, die auch im Regiebogen dokumentiert werden könnten. Soll aber ein Aspekt gesondert betrachtet werden, wird dieser aus dem Regiebogen gewissermaßen ausgegliedert, um in einem Protokoll eine besondere Konzentration auf das Thema zu erreichen. Außerdem bleibt der Regiebogen dadurch übersichtlich.