In der Bezugspflege wird einer Pflegefachkraft ein oder mehrere Bewohner zugeordnet.

Die Bezugspflegekraft stellt die „Schlüsselfigur“ für den Bewohner, seine Angehörigen und alle anderen Bezugspersonen dar. Sie begleitet den Bewohner vom Einzug bis zum Auszug oder Tod. Je nach Aufbauorganisation der Pflegeeinrichtung kann es sinnvoll sein, Pflegeteams zu bilden, denen auch Pflegeassistenten und Betreuungskräfte zugeordnet sind.

Laut Lehrbuchdefinition übernimmt die Bezugspflegekraft die gesamte Pflege. Die Rahmenbedingungen des Pflegealltages, Urlaub, Teilnahme an Fortbildungen und Erkrankungen lassen dies in der Realität jedoch nicht zu. Die Bezugspflegekraft und ihr Team sollen jedoch die Pflege und Betreuung im überwiegenden Maße leisten und so Kontinuität für den Bewohner gewährleisten. Die Pflegefachkraft ist außerdem für die Planung, Überwachung und Auswertung des Pflegeprozesses in Dokumentationssystem PFLEGE•ZEIT verantwortlich.

Die Pflegefachkraft im Bezugspflegesystem übernimmt die Ersterstellung der ANAMNESE, des PFLEGESTATUS und des TAGESPLANS und aller anderen nötigen Formulare (zum Beispiel MEDIKAMENTENBLÄTTER, BEWEGUNGSANAMNSE). Sie wertet die gesamte Pflegedokumentation alle 1-3 Monate und bei Bedarf aus und passt gegebenenfalls den PFLEGESTATUS und den TAGESPLAN an. Zusammen mit der Bereichs- oder der Pflegedienstleitung beschreibt sie alle drei Monate die Entwicklung im LANGZEITVERLAUF.