Die Medikamentengabe wird grundsätzlich zunächst über die Arbeitsorganisation einer Einrichtung geregelt. Dazu gehört, wer für das Stellen der Medikamente zuständig ist, wer die Medikamente kontrolliert und wer sie wann gibt. Dies kann über einen Ablaufstandard oder über Delegationsregelungen gesteuert werden.

Im System PFLEGE·ZEIT werden nur Abweichungen von der Norm extra dokumentiert - nicht aber tägliche Routinen. Diese werden im TAGESPLAN handlungsleitend geplant. Diese Pflege nach Plan kann dann mit einem Handzeichen abgezeichnet werden.

Dies gilt nicht für die Medikamentengabe: Aufgrund geltender Rechtsauffassung (vgl. Rahmenvertrag vollstationäre Pflege von 2013, Kasseler Erklärung Pflegedokumentation von 2014, Ergänzende Erläuterungen für Qualitätsprüfungen in Pflegeeinrichtungen von 2016, Maßstäbe und Grundsätze nach §113 SGB XI von 2018, Hinweise zur Umsetzung des Strukturmodells von 2019), ist die Erbringung von Maßnahmen der Behandlungspflege vom tatsächlich Durchführenden in der jeweiligen Pflegedokumentation unter Bezug auf den jeweiligen Verordnungsplan nachzuweisen.

Die Regelmedikation wird in den MEDIKAMENTENBLÄTTERN eingetragen. Im TAGESPLAN ist der Hilfebedarf zur Medikamentengabe festgelegt. Die Durchführung der Medikamentengabe muss als Einzelnachweis geleistet werden. Dies kann als Vermerk auf dem PFLEGEVERLAUFSBERICHT(„Medigabe:Hdz“) oder auf einem DURCHFÜHRUNGSNACHWEIS FÜR BESONDERE PFLEGE erfolgen. Dies betrifft auch Insulingaben nach Schema und Infusionen.