Auf dem PFLEGEVERLAUFSBERICHT wird die Pflege nach Plan und Abweichungen davon dokumentiert. Außerdem werden hier Lagerung, Fixierung, Inkontinenzversorgung und WC-Gänge nachgewiesen und Informationen aus dem Tagesverlauf eines Gastes festgehalten.
Jede Seite des PFLEGEVERLAUFSBERICHTS umfasst sieben Tage, ein Bogen wird also 14 Tage lang verwendet.
In der Kopfzeile wird der Name des Gastes und die Kalenderwoche (KW) für beide Seiten des Formulars eingetragen. Unterhalb der Kopfzeile, in der Legende sind zahlreiche Kürzel und Symbole vorgegeben, die beim Ausfüllen des Formulars verwendet werden sollen.
In den sieben Tabellen können für jeden Tag die Einfuhr, WC-Gänge, Inkontinenz-Versorgung, Lagerung, Beschäftigungsangebote der Tagespflegeeinrichtung, sowie das Befinden des Gastes zu einer bestimmten Uhrzeit dokumentiert werden. Wenn der Gast Getränke zu sich genommen hat, wird die entsprechende ml-Angabe eingetragen. Ein WC-Gang wird jeweils mit Handzeichen nachgewiesen. Die Inko-Versorgung wird über die entsprechenden Kürzel dargestellt. Position und Lagerung werden mit Handzeichen dokumentiert, Mikrolagerungen werden mit dem in der Legende dargestellten Sonderzeichen dokumentiert. Besteht eine Fixierung, wird an dieser Stelle der Beginn der Fixierung mit [, das Beenden der Fixierung mit ] gekennzeichnet. Vom Gast wahrgenommene Angebote werden mit der jeweils zugeordneten Ziffer nachgewiesen. Das Verhalten wird mit den Kürzeln aus der Legende beschrieben und das beobachtete Befinden mit entsprechenden „Smilies“ dargestellt.
Am Ende des Tages wird mit Handzeichen dokumentiert, ob Nach Tagesplan begleitet oder Vom Tagesplan abgwichen wurde. Außerdem wird, wenn nötig, die Einfuhr-Summe neben Gesamt ml notiert.
Wenn vom Plan abgewichen wurde, kann im Bericht unterhalb der Tabelle handschriftlich erklärt werden, warum. Außerdem ist hier Platz für allgemeine Informationen zum Tagesgeschehen und zum Befinden. Ist eine Situation eingetreten, die einen Eintrag im REGIEBOGEN nötig macht, genügt der Hinweis: „Siehe Regiebogen“. Eine doppelte Dokumentation in PFLEGEVERLAUFSBERICHT und REGIEBOGEN sollte aber vermieden werden.
Teildienste, die nicht bis zum Ende der Schicht bleiben, können Nach Tagesplan begleitet nicht abzeichnen. Sie dokumentieren ihre Anwesenheit unter Bericht mit Handzeichen und weisen so nach, dass sie in ihrem Zeitabschnitt planmäßig arbeiten konnten. Eine Pflegekraft, die über die gesamte Schicht anwesend war, zeichnet zum Schluss Nach Tagesplan begleitet oder Vom Tagesplan abgewichen ab.
Wird in einem bestimmten Bereich (zum Beispiel Ernährung) mehrmals hintereinander vom Plan abgewichen, kann dieses Problem je nach Relevanz in einem PROTOKOLL beobachtet oder durch einen DURCHFÜHRUNGSNACHWEIS FÜR BESONDERE PFLEGE gelöst werden. Diese Entscheidung wird im REGIEBOGEN begründet und dort regelmäßig evaluiert.
Unregelmäßigkeiten, die im weiteren Pflegeprozess berücksichtigt werden müssen, werden in den REGIEBOGEN aufgenommen.