PFLEGE·ZEIT arbeitet mit einem speziellen Ankreuzverfahren: Auf einigen Formularen sind Phänomene vorgegeben, die auf einen Bewohner, Kunden oder Gast zutreffen können. Dabei handelt es sich meist um Fähigkeiten oder Probleme. Sie sind in Form einer kurzen Aussage formuliert, zum Beispiel: „hört schlecht“. Zu jeder Aussage gehört ein kleines Kästchen. Wie dieses Kästchen angekreuzt ist, zeigt, ob die Aussage vollständig, eingeschränkt oder gar nicht zutrifft - oder ob keine Aussage möglich ist.

Das Phänomen ist vorhanden und beobachtbar.

Das Phänomen ist zu beobachten, aber es besteht eine Einschränkung, zum Beispiel eine Anhängigkeit von Stimmung, Motivation, Tageszeit, Betreuungsintensität oder Situation. Diese Kategorie wird auch gewählt, wenn eine Fähigkeit wahrscheinlich vorhanden ist aber konsequent abgeleht wird (z.B. in Folge einer Depression). Wird ein Phänomen mit trifft eingeschränkt zu [ \ ] angekreuzt, muss die Einschränkung handschriftlich ausgeführt werden, es muss also erklärt werden, inwiefern das Phänomen eingeschränkt ist. Wenn eine Einschränkung mehrere Phänomene betrifft, reicht es aus, sie einmal zu beschreiben. (Wenn also die Depression viele Fähigkeiten einschränkt, muss dies nicht für jede einzelne Aussage wiederholt werden).

Eine Fähigkeit/ ein Problem kann nicht beobachtet werde und es ist anzunehmen, dass sie/es nicht vorhanden ist oder nei vorhanden war.

Das Phänomen kann zur Zeit nicht beurteilt werden.