​In der Bezugspflege wird einer Pflegefachkraft ein oder mehrere Kunden zugeordnet. Die Bezugspflegekraft stellt die „Schlüsselfigur“ für den Kunden, seinen Angehörigen und alle anderen Bezugspersonen dar. Sie begleitet den Kunden vom Vertragsbeginn bis zum -ende oder bis zum Tod. Es kann je nach Aufbauorganisation des Pflegedienstes sinnvoll sein, Pflegeteams zu bilden, denen auch Pflegeassistenten und Betreuungskräfte zugeordnet sind.

Laut Lehrbuchdefinition übernimmt die Bezugspflegekraft die gesamte Pflege. Die Rahmenbedingungen des Pflegealltages, Urlaub, Teilnahme an Fortbildungen und Erkrankungen lassen dies in der Realität jedoch nicht zu. Die Bezugspflegekraft und ihr Team sollen jedoch die Pflege und Betreuung im überwiegenden Maße leisten und so Kontinuität für den Kunden gewährleisten. Die Pflegefachkraft ist außerdem für die Planung, Überwachung und Auswertung des Pflegeprozesses in Dokumentationssystem PFLEGE•ZEIT verantwortlich.

Die Pflegefachkraft im Bezugspflegesystem übernimmt die Ersterstellung des PFLEGESTATUS und des TAGESPLANS und aller anderen nötigen Formulare (zum Beispiel MEDIKAMENTENBLÄTTER, BEWEGUNGSANAMNSE). Sie wertet alle 3-6 Monate und bei Bedarf die Formulare der Pflegedokumentation aus und passt gegebenenfalls den PFLEGESTATUS und den TAGESPLAN an.