An die Kommunikationsstrukturen ambulanter Dienste werden hohe Anforderungen gestellt. Pflegerelevante Informationen müssen zuverlässig ausgetauscht werden.

PFLEGE•ZEIT unterscheidet dabei zwei Ebenen:

Die Pflegekräfte müssen beim Kunden alle Informationen haben, die sie für die Pflege benötigen. Auf diese Informationen haben in der Regel auch der Kunde, die Angehörigen sowie Ärzte und Therapeuten Zugriff. Die Steuerung des Pflegeprozesses erfolgt meist durch die Bezugspflegekraft. Sie muss wissen, wo es aktuelle Probleme und Risiken gibt, Hilfsmittel beantragt oder neue Leistungen vereinbart werden müssen.

Die PDL muss die Ergebnisse des Erstgespräches ebenso dokumentieren wie zum Beispiel Telefonate, Beratungsergebnisse oder einen kurzfristigen Zusatzbedarf an Pflegeleistungen. Der Pflegedienst legt in seinem Konzept fest, wie und mit welchen Instrumenten die betriebliche Kommunikation sichergestellt ist. Dokumentiert der Dienst auf Papier, ist eine Doppeltdokumentation nicht immer zu vermeiden.

Im Konzept wird festgelegt, wie oft sich die PDL die Dokumentation zur Kontrolle mitbringen lässt, Hausbesuche und Pflegevisiten macht, wer Absprachen mit dem Arzt oder Angehörigen führt und wer für welche Schritte im Pflegeprozess Verantwortung trägt. Für den Bereich Absprachen, Arbeitsorganisation und Abrechnung stellt PFLEGE•ZEIT keine Formulare bereit. Die meisten Pflegedienste haben dafür ein eigenes System entwickelt (Leistungsnachweise, telefonische Übergabe, Übergabebuch)